辽宁信德源税务师事务所有限责任公司

行政管理制度

一、总则

本制度旨在规范税务师事务所的行政管理工作，确保事务所的日常运营高效、有序，保障各项业务顺利开展。

本制度适用于事务所内所有部门和员工。

二、办公环境管理

1、办公区域划分

根据业务功能和人员配置，合理划分办公区域，包括接待区、办公区、会议室、资料室等。

明确各区域的使用范围和功能，确保工作互不干扰。

2、办公设施维护

定期检查和维护办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，确保其正常运行。

建立办公设备档案，记录设备的购置时间、维修情况等信息。

对于出现故障的设备，及时报修或安排专业人员维修。

3、环境卫生管理

保持办公区域的整洁卫生，每天安排专人负责打扫公共区域，包括走廊、会议室、卫生间等。

员工应保持各自办公桌面和周边环境的整洁，文件资料摆放整齐，垃圾及时清理。

三、人员管理

1、招聘与入职

根据事务所发展规划和业务需求，制定招聘计划。

规范招聘流程，包括发布招聘信息、筛选简历、面试、背景调查、录用等环节。

新员工入职时，办理相关手续，如签订劳动合同、介绍事务所规章制度、发放办公用品等。

2、培训与发展

制定年度培训计划，包括业务培训、职业道德培训、管理技能培训等内容。

定期组织内部培训课程或邀请外部专家进行讲座，鼓励员工参加行业培训和研讨会。

为员工建立个人培训档案，记录培训参与情况和成绩。

根据员工的工作表现和发展潜力，提供晋升机会和职业发展规划指导。

3、考勤与休假

建立考勤制度，采用打卡或其他有效的考勤方式记录员工出勤情况。

规定正常工作时间、加班规定、请假流程等。员工请假应提前提交请假申请，经批准后方可休假。

对考勤数据进行定期统计和分析，对于迟到、早退、旷工等情况按照规定进行处理。

4、绩效考核

建立科学合理的绩效考核体系，根据员工的工作任务完成情况、工作质量、客户满意度等因素进行评估。

绩效考核周期可以为月度、季度或年度，考核结果作为员工薪酬调整、奖金发放、晋升或辞退的依据。

四、文件与资料管理

1、文件分类与编号

对事务所的文件和资料进行分类，如业务文件、行政文件、财务文件、人事文件等。

为各类文件制定统一的编号规则，便于识别和检索。

2、文件收发与登记

建立文件收发登记制度，对收到和发出的文件进行详细记录，包括文件名称、编号、来源、去向、日期等信息。

对于重要文件，应及时通知相关人员领取和处理，并跟踪文件的处理进度。

3、文件保管与存档

根据文件的性质和重要性，确定保管期限和存档方式。

设立专门的资料室或文件柜用于存放文件，确保文件存放安全、有序。

定期对文件进行清理和归档，对于过期或无用的文件按照规定程序进行销毁。

五、会议管理

1、会议类型与组织

事务所会议包括管理层会议、部门会议、项目会议、全体员工大会等。

根据会议类型，确定会议组织者、参会人员、会议时间、地点等，并提前通知相关人员。

2、会议准备与议程

会议组织者应提前准备会议资料，如报告、数据、方案等，并制定会议议程。

对于需要讨论的议题，应提前发送给参会人员，以便做好准备。

3、会议记录与决议执行

安排专人负责会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等。

会议决议应明确责任人和执行期限，会议组织者负责跟踪决议的执行情况。

六、印章与证照管理

1、印章管理

事务所印章包括公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等，指定专人负责保管。

建立印章使用登记制度，使用印章时应填写使用申请表，注明使用事由、用印文件名称、份数等信息，经批准后方可使用。

印章应妥善保管，防止被盗用或滥用。如有遗失或损坏，应及时采取措施并报告相关部门。

2、证照管理

对事务所的营业执照、税务登记证、资质证书等证照进行统一管理。

证照原件应存放在安全的地方，如需使用，应办理借阅手续，使用后及时归还。

定期检查证照的有效期，提前办理证照的年检、换证等相关手续。

七、安全与保密管理

1、安全管理

建立安全管理制度，加强对办公场所的安全防范，包括防火、防盗、防水等措施。

安装必要的安全设备，如消防器材、监控设备、门禁系统等，并定期进行检查和维护。

对员工进行安全教育，提高安全意识，要求员工遵守安全规定，发现安全隐患及时报告。

2、保密管理

制定保密制度，明确保密范围、保密措施和保密责任。

对涉及客户信息、业务机密、事务所内部资料等保密内容，采取严格的保密措施，如限制人员接触、加密存储等。

与员工签订保密协议，要求员工在工作期间和离职后遵守保密规定，对于违反保密协议的行为依法追究责任。

八、财务管理

1、预算管理

根据事务所的发展战略和年度计划，制定财务预算，包括收入预算、成本预算、费用预算等。

定期对预算执行情况进行分析和评估，及时调整预算，确保事务所的财务收支平衡。

2、费用报销

建立费用报销制度，规定报销范围、报销标准、报销流程等。

员工报销费用应提供合法有效的票据，并填写报销申请表，经部门负责人审核、财务人员复核、领导批准后予以报销。

3、财务核算与报表

按照国家财务法规和会计准则，进行财务核算，确保财务数据的真实、准确、完整。

定期编制财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等，并向管理层和相关部门报送。

九、对外关系管理

1、客户关系管理

建立客户信息档案，记录客户的基本信息、业务需求、服务历史等内容。

定期回访客户，了解客户满意度，收集客户意见和建议，不断改进服务质量。

组织客户活动，加强与客户的沟通和交流，维护良好的客户关系。

2、行业与政府关系管理

积极参与行业协会组织的活动，遵守行业规范和自律准则，维护行业声誉。

与政府税务部门保持良好的沟通与合作，及时了解税收政策变化，为客户提供准确的税务咨询服务。

十、附则

本制度由事务所管理层负责解释和修订。

本制度自2012年1月1日起施行。如有与国家法律法规和政策相抵触的条款，以国家法律法规和政策为准。

本制度同时适用总公司及分公司。

           辽宁信德源税务师事务所有限责任公司 

辽宁信德源税务师事务所有限责任公司辽阳分公司 

           2012年1月1日