辽宁信德源税务师事务所有限责任公司

档案管理制度 

一、总则

1、为加强税务师事务所档案管理，提高档案利用效率，保障税务代理等业务工作的顺利开展，根据国家有关档案管理规定，结合本所实际情况，制定本制度。

2、本所档案是指在税务代理、咨询、鉴证等业务活动中形成的各类有保存价值的文件、资料，包括业务档案、文书档案、会计档案等。

二、档案管理职责分工

1、设立档案管理岗位

本所指定专人担任档案管理员，负责档案的日常管理工作。档案管理员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉税务业务流程。

2、业务部门职责

业务部门在业务完成后，应及时将相关资料整理成册，移交档案管理员。在业务办理过程中，要确保资料的完整性和准确性。

三、档案的收集与整理

1、业务档案

税务代理业务档案应包括委托代理协议、纳税人资料、工作底稿、税务代理报告、审核意见等。对于每项业务，应按照业务流程和资料形成的先后顺序进行整理，编号归档。

咨询业务档案包括咨询问题记录、解答资料、相关法律法规依据等。对咨询业务资料应分类整理，便于查询。

鉴证业务档案则要涵盖鉴证项目的委托书、企业财务数据、鉴证方法和过程记录、鉴证结论等内容，保证鉴证业务档案能完整反映鉴证工作的全貌。

2、文书档案

收集本所的行政文件、会议纪要、规章制度、业务培训资料等。文书档案应根据文件类型和日期进行分类，编制目录。

3、会计档案

包括会计凭证、账簿、财务报表等。按照会计档案管理规定进行装订、编号和保管。

四、档案的保管

1、保管环境

设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗设施等，确保档案保存环境安全。

2、保管期限

业务档案的保管期限根据业务类型和相关法律法规确定。一般税务代理业务档案保管期限不少于10年，涉及重大事项或有特殊要求的业务档案应长期保存。

文书档案根据文件的重要性和时效性确定保管期限，一般为 3 - 5 年。

会计档案保管期限按照国家会计档案管理办法执行。

五、档案的借阅与利用

1、借阅审批

本所人员因工作需要借阅档案时，应填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等，经部门负责人审批后，方可借阅。非本所人员借阅档案，需经所长批准。

2、借阅登记

档案管理员对借阅情况进行详细登记，包括借阅人、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应妥善保管档案，不得在档案上涂改、标记、拆散或损坏。

3、归还检查

借阅人归还档案时，档案管理员应检查档案的完整性和真实性，如发现问题应及时报告并处理。

六、档案的销毁

1、销毁鉴定

对于已到保管期限的档案，由档案管理员会同相关业务部门进行鉴定，提出销毁意见，报所长审批。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限。

2、销毁程序

经批准销毁的档案，应编制销毁清单，采用合适的销毁方式，如粉碎、焚烧或电子数据擦除等。销毁过程应有专人监督，并在销毁清单上签字确认。

七、档案的信息化管理

1、电子档案建立

对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案库。同时，对于在业务过程中直接形成的电子文件，应及时进行整理和存储。

2、电子档案维护

定期对电子档案进行备份，防止数据丢失或损坏。建立电子档案检索系统，方便档案的查询和利用。

八、监督与检查

1、本所定期对档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等环节的执行情况。

2、对在档案管理工作中表现优秀的人员给予表彰和奖励，对违反档案管理制度的行为，视情节轻重给予批评教育、警告或经济处罚等。

九、附则

本制度由事务所管理层负责解释和修订。

本制度自2012年1月1日起施行。如有与国家法律法规和政策相抵触的条款，以国家法律法规和政策为准。

本制度同时适用总公司及分公司。

           辽宁信德源税务师事务所有限责任公司 

辽宁信德源税务师事务所有限责任公司辽阳分公司 

           2012年1月1日